Складской учёт и инвентаризация в ресторане: с чего начать

Деньги в ресторане лежат в двух местах: в кассе и на складе. Кассу пересчитывают каждый день, а склад во многих заведениях не считают и раз в месяц. В итоге самая крупная статья расходов остаётся в зоне, куда никто не смотрит.

Из чего состоит складской учёт

Несмотря на пугающее название, учёт собирается из четырёх простых элементов:

1. Номенклатура — перечень того, что хранится
2. Приход — чем склад пополнился
3. Расход — что израсходовано
4. Остаток — что есть сейчас

В каждом элементе есть своя типовая ловушка. Разберём по порядку.

1. Номенклатура: один продукт — одна позиция

Самая частая ошибка — один продукт заведён под несколькими названиями. Сегодня «масло», завтра «масло хлопковое», послезавтра «масло 5 л». Через три месяца в справочнике три позиции, и остаток не сойдётся никогда.

Правило простое: название описывает продукт, а не упаковку. Фасовка и объём выносятся в отдельное поле. Право заводить новые позиции должно быть у одного-двух человек, а не у всех подряд.

Единицы измерения

Единиц две, и их постоянно путают:

• Единица закупки — мешок, коробка, ящик, блок
• Единица расхода — килограмм, литр, штука

Учёт всегда ведётся в единице расхода. Если напиток приходит блоком по 24 штуки, на склад он должен встать как 24 штуки. Иначе в техкарте будут штуки, на складе блоки, и учёт разъедется на две реальности.

2. Приёмка: самое слабое звено

При приёме товара фиксируются три вещи: что, сколько и по какой цене. Третью чаще всего пропускают — и себестоимость навсегда застревает на старых ценах.

Что помогает на практике:

• Закупщик и приёмщик — разные люди. Это не бюрократия, а базовый контроль.
• Вес проверяется на месте, а не переписывается из накладной. По мясу и овощам расхождение — обычное дело.
• Цена каждой поставки сохраняется. Для одного продукта, пришедшего по разным ценам, считается средневзвешенная — так себестоимость остаётся близкой к реальности.

3. Расход: три канала

Продукт уходит со склада тремя путями, и все три должны быть записаны:

Через продажу

При продаже блюда списываются продукты из его техкарты. Это основной канал, и без автоматизации всё остальное теряет смысл — вручную по каждому чеку списать 8-10 позиций невозможно.

Списание

Подгорело, испортилось, уронили. Бояться этих записей не нужно: незаписанное списание никуда не исчезает, оно просто превращается в недостачу при инвентаризации, причём с неизвестной причиной.

Питание персонала

Обеды сотрудников тоже съедают продукты. Их выносят в отдельную статью — иначе они прячутся внутри фудкоста, и кухня выглядит неэффективной без причины.

4. Инвентаризация: проверка реальности

Инвентаризация — это сверка учётного остатка с тем, что реально стоит на полке. Её результат — одна цифра: расхождение.

Как проводить

1. На время пересчёта движение по складу останавливается: ни прихода, ни расхода
2. Считают минимум вдвоём — один взвешивает, второй записывает
3. В бланке пересчёта учётный остаток не показывают, иначе его просто перепишут
4. После пересчёта результат сверяется с учётом

Как часто

Полная инвентаризация раз в месяц достаточна. Но 20-30 самых дорогих и уязвимых позиций — мясо, масло, алкоголь, молочка — стоит считать еженедельно. Именно этот короткий список обычно закрывает большую часть денежного оборота склада.

Как читать расхождение

Небольшая разница нормальна: точность весов, естественная усушка, округления. Внимания заслуживают другие сигналы:

• По одной позиции расхождение всегда в одну сторону — это не случайность
• Недостача и излишек появляются одновременно — техкарта неверна или позиции путают
• Расхождение растёт от месяца к месяцу — сломана приёмка

Минимальный остаток и группы ABC

Вести все позиции с одинаковым вниманием невозможно — на это просто не хватит рук. На практике склад делят на три группы:

• Группа A — несколько десятков позиций, дающих основную часть денежного оборота: мясо, рыба, масло, алкоголь. Считаются еженедельно.
• Группа B — продукты средней стоимости; достаточно раза в месяц.
• Группа C — дешёвая и многочисленная мелочь: специи, салфетки, зубочистки. Считать их каждую неделю значит тратить время почти без отдачи.

Вторая полезная настройка — минимальный остаток. Для каждой позиции задаётся порог, ниже которого пора делать заказ. Порог считается от срока поставки: если мясо приезжает через двое суток, а расход 15 кг в день, минимальный остаток должен быть не меньше 30 кг. Это закрывает сразу две беды: стоп-лист в разгар вечера и замороженные деньги в виде лишних запасов.

С чего начать

1. Возьмите 30 самых дорогих позиций — не пытайтесь охватить весь склад сразу
2. Присвойте каждой одно название и одну единицу расхода
3. Неделю фиксируйте только приход, больше ничего
4. Следующую неделю добавьте журнал списаний
5. В конце месяца пересчитайте эти 30 позиций и посмотрите расхождение
6. Если разрыв большой — сначала проверяйте процесс, а не людей

Тяжёлая часть здесь — расход через продажи. Двести чеков в день вручную не разнести. Поэтому склад обычно подключают к кассе: в VKassa при продаже блюда продукты списываются по техкарте автоматически, приход и списания ведутся отдельно, а при инвентаризации учётный и фактический остаток видны рядом.